Статьи

Вернуться к списку статей
Проверки

Внезапная проверка ГИТ: приглашаем экспертную компанию

Как на вашем предприятии обстоят дела с порядком в документах? На сколько баллов из 10 вы оцениваете свою готовность к внезапной проверке? Любой руководитель знает, что если к проверке предприятие не готово из-за беспорядка в документах, который «развел» специалист по охране труда и пожарной безопасности, то, дабы не получить внушительные штрафы, приходится в спешном порядке привлекать к работе экспертную компанию, которая должна будет навести полный порядок и гарантировать минимальный штраф от инспекции. Хорошо, если у вашего руководства есть на примете опытная компания, которая не только эффективна по качеству своих работ и «профессиональной сноровке», но и берет разумную цену за свои услуги. В противном случае работодателю грозят ощутимые убытки или в результате штрафов, или в результате оплаты дорогостоящего труда экспертной компании.

«Охрана труда и пожарная безопасность», 2020, №9
РЕКОМЕНДУЕМ ВАМ:
ОТПБ
ДРУГИЕ ВЫПУСКИ ♦ ПОДПИСКА

Приведем пример из практики. Директор школы летом находится в лагере с воспитанниками. От бухгалтера школы в экспертную организацию раздается звонок о предстоящей неожиданной проверке (одновременно и по охране труда, и по пожарной безопасности). Директор школы готова оплатить труд сторонней компании, дабы подготовить учебное заведение к «неожиданно нарисовавшейся» проверке.

В ходе предварительной беседы директора школы и генерального директора компании «Внедрение систем и развитие» Вадима Петровича Лазуткина был четко сформулирован запрос: для предстоящей проверки школе нужны не только большинство документов по охране труда и пожарной безопасности, но и документы по «антитеррору», детской безопасности, документы по обработке и хранению персональных данных, документы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

Обратите внимание, что в договоре об оказании услуг за экспертной компанией непременно должна быть правильно зафиксирована ответственность за результаты проверки. Например, в рассматриваемом нами случае в договоре есть такой раздел: «В случае привлечения Заказчика к административной ответственности надзорными органами, по причине неактуальности, неполноты сведений и информации в разработанных документах Исполнителем, Заказчик вправе выставить счет для оплаты суммы штрафных санкций Исполнителю пропорционально пунктам, касающимся выполненной работы Исполнителем. Исполнитель обязан оплатить данный счет, в случае если по указанному нарушению не были внесены изменения в законодательные акты РФ после разработки данных документов...»

Директору школы был предложен вариант индивидуальной разработки документов по охране труда «под ключ», под существующее штатное расписание и оборудование, имеющееся в организации.
После подписания договора эксперты запросили у клиента штатное расписание. Работнику школы, ответственному за охрану труда и пожарную безопасность, был передан опросный лист, для актуализации состояния всех нужных документов.

При получении информации от клиента возник ряд трудностей в силу того, что директор предоставляла одни данные, а бухгалтер — другие. Эксперты приняли решение провести онлайн-конференцию со всеми ответственными лицами за вопросы охраны труда и пожарной безопасности. По итогам конференции было принято решение, что единственно верная информация для экспертной работы, как и единственно правильные документы, — это информация и документы от директора школы — и ни от кого больше.

В итоге проверка была пройдена успешно. В предписании были отмечены лишь недостатки, связанные с кадровыми вопросами. По вопросам охраны труда не было зафиксировано ни одного замечания.
Приводим ниже (таблица) перечень документов, которые были подготовлены к проверке экспертной компанией за 10 дней.


В заключение.

На первый взгляд, предложенные документы могут показаться простыми, но экспертная практика показывает, что у инспектора ГИТ больше всего вопросов именно к этим документам. В мелких деталях — путаница и множество недоработок.


Со своей стороны хотим порекомендовать: если у вас возникла ситуация, когда нужно срочно подготовить документы к проверке по охране труда, и нет других вариантов, как пригласить экспертную компанию со стороны, важно знать основные правила сотрудничества.

1. При заключении договора с экспертной организацией укажите в нем:

  1. четкие сроки работы;
  2. ответственность в случае нарушения сроков. Это важно! Иногда бывает так, что «эксперты» устраняют замечания уже после проверки, хотя их нанимали, чтобы замечания были устранены до проверки;
  3. оплату. Никогда не платите 100 % суммы. В этом случае заинтересованность экспертов падает, так как работа уже оплачена. Получение оставшейся суммы после аванса будет хорошим стимулом для качественного выполнения работ;
  4. почту, контактные телефоны для четкой координации работ. Вы должны это определить заранее;
  5. перечень документов. Вы должны разбираться в тех документах, которые вам готовит компания по договору услуг. Не бойтесь задавать вопросы;
  6. услугу по консультированию Заказчика в ходе проведения проверок и подготовки документов. Обязательно включайте в договор этот пункт. Нередко бывает, что компании заканчивают свою работу на передаче документов Заказчику, не объясняя, что делать дальше с этими документами. Определяйте время консультаций (например, не менее 3 часов).

И последнее, не бойтесь изменять условия договора в свою сторону. Не верьте тому, что это «стандартный» договор и правки в нем недопустимы. Ищите другую компанию, если вам навязывают свои невыгодные условия, а если рынок в вашем городе ограничен, то звоните напрямую директору. Возможно, менеджер компании просто не хочет согласовывать эти условия с руководителем.

2. Когда эксперты запрашивают у вас документы, непременно определите только одно лицо из числа ваших работников, ответственное за передачу исходных документов экспертам. И только это лицо должно внутри вашей организации вести все согласования о том, какие именно данные будут отправлены экспертам.

3. Запросите у экспертов документ, подтверждающий аккредитацию Минтруда, дипломы или свидетельства о профпереподготовке, карточку организации, отзывы от похожих компаний.

4. Обратите внимание на опыт работы нанимаемой вами компании.

   

Не знаете, где найти нужный для работы номер журнала, статью в электронной форме, шаблоны документов в word?