Статьи

Вернуться к списку статей
Документы, отчетность

Цифровизация документооборота по охране труда и пожарной безопасности

Охрана труда и пожарная безопасность в цифре: пример крупного холдинга

Цифровизация бизнеса — явно выраженный тренд, поддерживаемый на правительственном уровне. Первыми к ней приходят крупные компании федерального значения, работающие во многих регионах, имеющие разветвленную структуру. Они наиболее остро нуждаются в том, чтобы компилировать данные в едином месте и в едином формате и управлять ими централизовано.

И если такие бизнес-процессы, как управление проектами, командами, продажами и финансами уже давно работают на базе IT-технологий, то сфера охраны труда долгое время не была в числе приоритетных направлений. К сожалению, это часто связано с отношением руководства бизнеса к охране труда как к затрат- ной и навязанной деятельности. Часто организации занимаются ей не потому, что понимают важность, а чтобы действовать в рамках правового поля.

Но в последнее время подход к охране и обеспечению безопасности труда на предприятиях принципиально меняется. Особенно с тех пор, как Россия, а вместе с ней и многие организации и компании, присоединилась к международной конвенции Vision Zero (нулевой травматизм).

Те компании, для которых приоритетными стали направления экологической, промышленной безопасности, а также забота о жизни и здоровье сотрудников, первыми стали искать современные цифровые решения.

В качестве успешного примера можно рассмотреть опыт внедрения IT- решений в управлении охраной труда в одной из крупнейших производственных компаний РФ, которая располагает собственными горнодобывающими и перерабатывающими предприятиями, региональными офиса- ми, центрами дистрибьюции и развитой логистической инфраструктурой.

Задекларировав основными ценностями такие понятия, как экологическая безопасность, качество жизни и инновации, компания занялась поиском цифровых решений поставленных перед собой задач.

В связи с особым направлением деятельности фокус внимания стоял на обеспечении более высокого уровня промышленной безопасности и безопасности работы на своих собственных предприятиях.

Одна из основных задач — централизация управления, создание единой системы документооборота и цифрового хранилища документации, баз данных и знаний в области управления техносферной безопасностью. Это, в первую очередь, и послужило толчком к поиску и дальнейшему применению необходимых цифровых решений.

Какие проблемы решает цифровизация системы охраны труда:

  • Отсутствие единого стандарта работы на предприятиях группы компаний;
  • Отсутствие общей «системы координат», взаимодействия службы охраны труда и пожарной безопасности (далее — ОТ и ПБ) группы предприятий;
  • Хранение данных на компьютере одного сотрудника по охране труда или в бумажном формате;
  • Отсутствие единой базы цифровых документов на всех предприятиях холдинга;
  • Невозможность повышать безопасность и снижать риски при отсутствии единой системы сбора базы данных;
  • Отсутствие возможности оперативного анализа данных по ОТ и ПБ с разных подразделений группы предприятий.

Основными целями стали централизация и контроль за процессами ОТ и ПБ, возможность выработки единых для всей группы компаний решений и мероприятий, изменение корпоративной культуры по этому направлению. Инициатива исходила от руководства компании.

В поиске, оценке и выборе решения принимали участие как функциональные службы (главные инженеры предприятий), так и технические (IT) подразделения. Задача первых — оценить функциональные возможности программного обеспечения (далее — ПО) и его соответствие предъявляемым к нему в этой сфере требованиям. IT-служба изучала соответствие выбираемого ПО на предмет возможностей для интеграции с другими информационными системами предприятий, гибкости настроек, устойчивости и другим техническим требованиям.

Результатом поиска стал выбор специализированного ПО HSE Brealit от группы компаний ООО «Лаборатория управления рисками». Данное ПО включало максимально возможный набор функциональных блоков (более 250 автоматизированных бизнес-процессов) и полностью перекрывало все необходимые функциональные потребности в управлении техносферной безопасностью на предприятиях компании.

Более того, из всех блоков можно было не только выбрать то, что нужно, а и получить полную адаптацию (настройку) выбранных решений под свои специфические требования.

Было принято решение о последовательном внедрении выбранного ПО.

Два этапа цифровизации системы ОТ и ПБ:

  1. Горная группа предприятий — плановое время внедрения 9 месяцев.
  2. Химическая группа предприятий — плановое время внедрения от 3 до 6 месяцев.

Суммарно на реализацию проекта на всех предприятиях холдинга ушло около 2 лет. Фактическое же полномасштабное внедрение системы до статуса корпоративного ПО составило 1 год. Количество пользователей обоих групп предприятий — более 3 000 пользователей

Довольно долгий период внедрений объясняется тем, что некоторые блоки ПО нужно было персонализировать и интегрировать с имеющимися программными продуктами предприятий (например, контрольно-пропускная система на некоторые объекты включала обязательное алкотестирование).

По ходу проекта были внедрены 14 блоков:

  • блок «Наряды-допуски»;
  • блок «Нарушения»;
  • блок «Управление»;
  • блок «Обучение персонала»;
  • блок «Происшествия»;
  • блок «Проверки»;
  • блок «Пожарная безопасность»;
  • блок «Работа с ДЗО и ПО»;
  • блок «Промышленная безопасность»;
  • блок «Охрана труда»;
  • блок «Персонал»;
  • блок «База знаний»;
  • блок «Статистическая отчетность»;
  • блок «Показатели ПБ и ОТ (KPI)».

Практический результат внедрения системы на примере блока «Работа с ДЗО и ПО»

В последние 10 лет на рынке наблюдается следующая тенденция: крупнейшие холдинги страны, наращивая мощности и развиваясь вширь (на федеральном уровне), приходят к тому, чтобы для оптимизации затрат переводить часть работ на аутсорс. В данном случае практически весь персонал компании, выполняющий обслуживание техники на территории всей страны, был выведен за штат. Фактически работа стала вестись не с собственными подотчетными сотрудниками, а с подрядными организациями. Бизнес-процесс поменялся.

Теперь компании приходилось объявлять тендер на выполнение работ. Подрядчики присылали на конкурс свои документы, все в разных форматах, в том числе и в бумажном. На один тендер могло поступать до сотни заявок. Все эти документы обрабатывались в ручном режиме, единая база подрядчиков не велась.

При этом служба охраны труда полностью утратила контроль над сотрудниками этих подрядных организаций. Она не могла контролировать соответствие квалификации привлекаемого персонала выполняемым работам, проверять их физическое нахождение на объекте, не говоря уже о проверке наличия обучения, необходимых сертификатов и допусков.

Подключение блока ПО «Работа с ДЗО и ПО» («Работа с дочерними зависимыми обществами и подрядными организациями») и автоматизация процесса взаимодействия с подрядчиками позволили полностью устранить эту проблему и обеспечили еще более тщательный контроль. Приведем лишь некоторые возможности сервиса:

  • формирование единой базы подрядчиков и ведение истории по каждому из них — база доступна всем предприятиям холдинга;
  • занесение всех данных по персоналу подрядчика в единую базу для специалистов по охране труда: Ф. И. О., должности, разряды, данные по обучению и сроку действия сертификатов и прочее;
  • занесение данных о прохождении вводного инструктажа;
  • прозрачная и автоматизированная система выдачи нарядов-допусков на объект только тем сотрудникам, которые имеют право на их получение.

От внедрения этого блока выиграли все: специалисты по охране труда предприятия получили полный контроль над ситуацией, а подрядчики — простые и понятные бизнес-процессы сотрудничества и значительное сокращение бумажного документооборота, ручного согласования.

На основе нового бизнес-процесса компания создала единый консультационный центр по работе с подрядчиками. Позвонив на горячую линию, они могли получить подробные пошаговые инструкции, что за чем следует делать в процессе сотрудничества.

Практический результат внедрения системы на примере блока «Наряды-допуски»

Внедрение этого блока и автоматизация бизнес-процессов привели к росту эффективности, который компания даже просчитала в денежном эквиваленте.

Экономический эффект от внедрения связан, в первую очередь, с автоматизацией «ручных» процессов, таких, как подготовка отчетов, поиск необходимых документов, составление планов и графиков, личных согласований и др. Ранее «хождение ногами» по подразделениям компании для получения согласований и подписей могло занимать недели (при условии, что кого-то из сотрудников постоянно нет на месте, у кого-то свои требования к форме документа и прочее). Автоматизация значительно упростила этот процесс, сделала его быстрее и без лишней бумажной документации. Согласование в системе происходит с помощью электронной подписи.

И опять же, достигается максимальный уровень прозрачности: всегда можно посмотреть кто, когда и в каком объеме проводил работы. Данные в едином формате легче поддаются аналитике и позволяют наращивать эффективность.

Рассмотрим экономический эффект от внедрения модуля «Наряды-допуски».

Таблица: Оценка эффективности при использовании в управлении блока «Наряды-допуски»

 

Без ПО

С HSE Brealit

Оформление, согласование и подписание у всех ответственных лиц одного наряда-допуска

120 минут

35 минут

При стоимости 1 человеко-часа 300 рублей

затраты 600 рублей

затраты 175 рублей

При оформлении 4000 нарядов-допусков в месяц

затраты 2 400 000 рублей

затраты 700 000 рублей

 

Итого экономия в месяц составила 1 700 000 рублей!

Как начать работу с системой?

Работа с системой начинается с загрузки данных.

Основное — это персонал и связанные с ним сведения: когда проходил обучение, получал СИЗ, его «больничные», отпуска, переводы на другие должности и прочее. При этом данные в систему могут загружаться компанией самостоятельно, но зачастую все заказчики пользуются предоставляемыми в этих целях дополнительными услугами разработчика ПО.

Далее система полностью интегрируется с программами кадрового учета заказчика, в результате чего все изменения по сотрудникам в систему выгружаются автоматически (как правило, такое автоматическое обновление данных настраивается на ночное время).

Отдельно в системе может происходить персонализация некоторых бизнес-процессов компании, в зависимости от специфики бизнеса.

Ключевые результаты внедрения автоматизированного сервиса управления охраной труда и пожарной безопасностью

Главным таким результатом можно считать централизацию управления бизнес-процессами на всех уровнях и в полностью едином формате. Далее — «цепная реакция»: бизнес-процессы становятся прозрачными, как следствие — рост уровня осознанности и ответственности сотрудников, исполнительской дисциплины, производительности труда. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами, процедуры согласования, утверждения, получения обратной связи. Существенно растет уровень корпоративной культуры и происходит перенос фокуса на ох- рану труда как на значимую деятельность компании.

В данной статье предоставлена информация о внедрении локальной версии специализированного ПО HSE Brealit, интересного, в первую очередь, для крупных компаний и холдинговых структур, отличающихся сложной конфигурацией и специализацией бизнес-процессов. Это дорогостоящее решение.

Для малого и среднего бизнеса мы готовы представить далее доступное облачное решение — Портал HSE Lab.

Портал HSE Lab работает по принципу «одного окна». Это автоматизированный сервис по управлению всеми бизнес-процессами охраны труда и техносферной безопасности через личный кабинет в режиме 24/7. Доступ к нему осуществляется на условиях единой абонентской платы — от 2000 рублей в месяц. Ограничений по количеству рабочих мест и используемых модулей нет.

Компания самостоятельно может выбрать набор только тех решений, которые необходимы ей, например, подключить доступ только к нормативно-правовой базе и дистанционному обучению. Или, например, можно пользоваться только сервисом «Управление профессиональными рисками».

При этом, организуя работу по охране труда через Портал, компания всегда находится в законодательном поле, фактически полностью закрывая все ключевые вопросы, которые могут возникнуть у надзорных органов. Причем собственнику небольшой компании, например индивидуальному предпринимателю, необязательно самостоятельно разбираться в вопросах охраны труда.

Работу на Портале можно поручить любому подрядчику на аутсорсе (нам или тем, с кем компания работает уже давно). При этом деятельность подрядчика будет всегда не только прозрачной и контролируемой, но и в значительной степени более эффективной за счет применяемых по- средством Портала систем автоматизации.

Сайт: hserm.ru, тел. 8 (800) 222-8661, e-mail: support@hserm.ru

Игорь Кузьмин, технический директор ООО «Лаборатория управления рисками» для «Охрана труда и пожарная безопасность», 2020, №3.